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【必読】社宅代行サービスを徹底解説

社宅代行サービス利用の注意点や業務内容、基礎知識などをまとめています。

社宅代行サービスの導入で気をつけたいこと

社宅代行サービスの導入で気をつけたいこと

企業が社宅代行サービスを導入する前にやるべきことは、目的を明確にし、アウトソースすべき業務を整理してあらかじめ選んでおくこと

社宅代行サービスは、その名の通り企業の社宅管理業務を代行するサービスです。企業は煩雑でコストがかかる社宅管理をアウトソースすることで、業務負担を減らすために利用します。

委託できる業務内容のメインは建物の管理、入居・退去管理、入居者対応などです。社宅には2種類あり、社有社宅であればこれに資産管理が加わり、借り上げ社宅の場合は物件の手配や契約・更新手続きもサービス項目に入ります。

導入にあたっては、まず現状のヒアリング。その後、代行会社から請負う業務内容の提案をもらいます。最終的に自社にとってどの程度効果を見込めるかを判断した上で契約を結びましょう。

自社で回したほうがいいか、代行サービスに任せたほうがいいかをあらかじめ明確にしておけば、スムーズな判断を下せるはずです。

社宅代行業者を選ぶ際には、自社の求める業務内容と業者の得意分野がマッチしているか、実績が豊富でサポート体制は万全か、そして何より社員が満足する住環境を実現できるかがポイントになります。

複雑化するばかりの社宅管理業務

そもそも社宅代行サービスが求められるようになったのは、会社の社宅に対する考え方が変わり、社有社宅から借り上げ社宅へと転換するケースが多くなったという背景があります。

借り上げ社宅は一般の賃貸住宅を社宅として使用するため、不動産の専門的知識や物件探し、契約・更新などの手続きが必要になります。

こうした業務を社内の担当者が行い管理していくには限界があり、特に全国に社宅を持っている会社では、社宅代行サービスを利用したほうが安上がりで業務負担も少なくて済むのです。

さらにマイナンバー制度の導入により社宅管理業務はますます複雑化するので、社宅代行サービス利用のメリットは以前より大きくなると考えられます。

詳細ページでは、社宅代行のメリットやマイナンバー制度の影響、補助ツールとしての社宅管理システムについても解説していますので是非参考にしてください。

社宅代行会社を利用するメリットを詳しく紹介

各地に支店を持っているような大企業の場合、社員に対して福利厚生の一環として住宅手当や社宅を提供しているところもあります。一見すると敷金礼金や原状復帰費用のかかる借上げ社宅は出費が多そうなイメージがありますが、実は住宅手当のみを支給するよりも得になるケースが多いのです。

実質的に社員が負担する金額が同じだったとしても、所得税で考えると負担の大きさに違いが出てきます。家賃が6万円の賃貸物件に住んでいる場合、社員が自分で契約して会社から3万円分の住宅手当を受け取るのと、会社が借上げて社員の給与から自己負担分である3万円を差し引いて支給するケースを考えてみましょう。

住宅手当を受け取ると、その金額は給与とみなされるため総額に対して所得税がかかってしまいます。一方の借り上げ社宅は、社員の負担がない無償貸与の場合は家賃相当額に対して所得税がかかりますが、家賃の50%以上を社員が負担すれば所得税は非課税となるのです。しかし自己負担が50%以下の場合は、その金額と家賃との差額に対して消費税が発生してしまいます。住宅手当や家賃相当額が50%以下だった場合は厚生年金および健康保険の負担も増加するため、社員の手取りは減少して会社側の社会保険料負担額も増加してしまうので注意しましょう。

簡単に言えば、社員が住んでいる物件に対して50%以上自己負担している場合は、住宅手当を支給するよりも会社が借り上げた方が互いに得をすることになるのです。しかしいくら得になるとは言っても、会社が借り上げると担当部署の業務もかなり増大してしまうため生産性が落ちてしまうという心配もあります。福利厚生や会社の社会保険などコスト面で考えてもメリットが大きいのですが、この点が問題視されて借上げ社宅に踏み切れない会社も多いのではないでしょうか。そんな時に役立つのが、社宅代行サービスの利用なのです。

社宅代行サービスは、その名の通り社宅に関する様々な業務を会社に代わって行ってくれる代行会社のことを指します。社員が入居する物件探しから実際の契約手続き、解約時の手続きに家賃送金などあらゆる雑務を行ってくれます。社宅代行を依頼すれば実務的な社宅管理を全て任せることができるため、人事部など会社側は余計な業務が増えることもありません。本来会社内でやるべき業務をアウトソーシングするため費用がかさみそうですが、担当部署の業務を大幅に削減することができるため、人件費を節約して本来の業務の生産性をアップさせることもできます。

賃貸契約にはトラブルが起こりやすいですが、不動産や賃貸契約のプロである代行会社に任せることができるのでそういった点も心配ありません。さらに、近年特有の問題としてマイナンバーの導入も挙げられます。税務署に提出する支払調書にもマイナンバーを記入しなければならないのですが、社宅ごとにマイナンバーを確認して記入するなど個人情報の管理や業務も非常に煩わしいものです。

こういった社宅管理を専門とした社宅代行サービスに依頼することで、単にコスト的な面で得をするだけではなく、業務量や知識などの様々な面でもメリットを得ることができるのです。

このようなメリットを重視し、近年は社宅代行サービスを活用する企業が増えています。しかしニーズが高いだけあって様々な社宅代行業者が登場しており、サービスの内容やクオリティに差が出てきています。大満足の管理を行ってくれる業者もあれば、料金設定やサービスの幅などが不明瞭でトラブルになってしまう業者もあるため、正式契約する前に複数社のサービス内容をしっかり比較検討することが重要です。住宅手当や社宅に関して悩みを抱えている企業は、社宅管理のプロである社宅代行サービスの利用を検討してみると良いでしょう。

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