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社宅管理システムとは

社宅管理システム(社宅代行システム)とは何なのか、その概要について解説しています。

低コストで安全に社宅管理が可能になる

低コストで安全に社宅管理が可能になる社宅管理システムとは、パソコン上で社宅管理業務を行うために開発されたソフトウェアやサーバーシステムのことを言います。

通常、このような業務支援システムは開発費をかけて自社で構築しますが、その需要の高さから開発会社が商品として販売したり、社宅代行会社が補助ツールとして提供しています。

システムを導入すると、社宅物件検索の他に、契約や入居状況を管理したり、支払調書や銀行振込データ作成など社宅に関連する業務をパソコン上で行えるようになります。

コンピュータシステムといっても、クラウド上で管理するタイプが主流なので、パソコン上にソフトウェアをインストールしたり、社内にサーバーシステムを設置する必要はなく、Webブラウザから簡単に操作できるのが特徴です。

低コストで利用できることと、マイナンバーなどの重要データもセキュリティ体制が整備されているサーバー上で管理できるため、安全性を確保できるのがメリットです。

社宅管理システムは万能ではない

社宅管理システムを利用すれば業務進行が楽になることは間違いありませんが、業務のすべてをカバーできるわけではありません。

自社向けにカスタマイズされているわけではないので、必要な機能が搭載されていなかったり、逆に使うことがない余分な機能が備わっていることもあります。

またコンピュータシステムなので、いわゆる人と対面する交渉事を行うことはできません。家賃の減額交渉や退去時に発生する原状回復費の妥当性の判断、入居者からの問い合わせ対応などは、システムで自動化することは困難です。

社宅管理システムの導入により、業務のスピードアップにはつながりますが、あくまで業務を円滑に運用するための補完ツールとしての使用が望まれます。

徹底的に社宅管理業務のコスト削減・効率化を考えるのであれば、やはり社宅代行サービスを活用して、業務に関わる人員や作業工数を減らすことを考えた方がよいでしょう。

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