任せられる業務
社宅代行サービスの業務内容を、社有社宅と借り上げ社宅に分けて解説。業者による違いについても説明しています。
社宅代行サービスで依頼できること
社宅には社有社宅と借り上げ社宅の2種類がありますが、それぞれ性質が異なるものなので、社宅代行サービスのメニュー内容も違います。具体的にどのようなことを依頼できるのか説明しましょう。
社有社宅の場合
社有社宅は会社が保有する不動産なので、資産管理も社宅代行サービスの業務内容の一つです。
また売却や賃貸住宅として貸し出すなど、社宅以外の活用方法の相談にも応じてもらえます。主な業務内容は以下のような項目です。
- 資産管理
- 建物・設備の管理（保守・点検・清掃）
- 入居・退去手続き
- 入居者対応（クレーム・問い合わせ）
- 不動産としての有効活用検討
社有社宅の場合、基本的には自社で管理を行い、人事異動など会社が忙しくなる時期のみアウトソーシングするということもあります。
借り上げ社宅の場合
借り上げ社宅は一般の賃貸住宅を借りることになりますので、物件探しから始まり、家主との契約業務なども社宅代行サービスのメニューに含まれます。主な業務内容は以下のような項目です。
- 物件の斡旋（物件情報の提供、下見手配）
- 契約・更新・解約手続き
- 入居・退去管理
- 入居者対応（クレーム・問い合わせ）
- 支払管理（家賃支払、更新料、解約時修繕費等）
- 預入金残高管理
借り上げ社宅は一棟まるごと借りる場合もあれば、転勤対応などで一部借り上げというケースもあります。スピードを求められるときもあるため、社宅代行業者の物件手配力が重要です。
事業者によるサービス内容の違い
社宅代行サービスは、どの事業者に依頼しても内容が全く同じということはありません。
社宅代行のみを専門に行う会社もあれば、賃貸物件仲介をメインにその延長で社宅代行も請け負っている会社、建物管理を本業とする会社など、それぞれ得意とする業務内容が違うからです。
社宅物件の取扱数の違い
借り上げ社宅の管理を任せたいという場合は、社宅物件をいかに数多く紹介してもらえるかという点が重要な要素になります。全国に自社ネットワークがある会社は物件豊富ですが、地域密着型の会社だと、地元以外の物件はあまり多く取り扱っていないということもあります。
契約形態の違い
同じ借り上げ物件でも、家主と会社の賃貸借契約を仲介する場合と、社宅代行サービス会社自体を貸主として契約を結ぶ場合があります。その他、契約捺印業務を委託する場合でも、社印を代行サービス会社に預ける場合と代行サービス会社が代理人となって代理捺印をする場合があります。
オプションサービスの違い
社宅代行サービスの基本業務は同じでもオプションサービスに違いがあるケースがあります。例えば転勤対応を重視する会社は、物件手配以外にオプションで社員の引越し手配を請け負ったり、転勤先の地域情報を提供したりしています。
社宅代行について詳しく解説
日本の企業の中には社員の働きやすい環境を整えるために社宅を所有している会社もありますが、その社宅管理を代行で行ってくれる社宅代行があります。
社宅代行業務では入居条件や見直し、入居希望者の受け付けや審査を行います。基本的に多くの社宅では入居条件を定めそれを基準に入居の可否を検討します。また、従業員本人だけでなく、一緒に住む入居者に関しても制限を設けるのが一般的です。
例えば従業員本人以外に友人などを一緒に住まわせることを認めないケースが多く、一般的には配偶者や親族等に制限を設けます。管理状況を把握し、報告することも社宅代行業務の一つです。社宅は毎月同居人や修理など状況が変化します。この状況を把握して報告をしてくれます。
入居期限を定めているケースが多いですが、入居期限が近づいていることを通知することも社宅代行業務の一環です。入居者の中には入居期限を忘れている方もいます。
また、入居期限が近づいた段階でお伝えしないと直ぐに引っ越しの段取りをすることが難しいです。知らせることで入居者は安心して次の入居場所を探すことができ、前もってお部屋のお片付けができます。
日常の保守点検と、安全衛生管理をすることも社宅管理業務の一つです。建物の設備は安全、安心に暮らすためにはとても重要なポイントの一つです。今では多くの住宅で防災設備などが設置されています。例えばスプリンクラーや防火扉などが挙げられます。もし火災が万が一発生した時、これらの設備が機能しなければ火災の拡大を食い止めることができず、被害が拡大する恐れがあります。また、基本的にこのような防火設備に関しては頻繁に使うという機会は少なく定期的に点検をしていなければ、しっかりと作動するかどうか把握できません。また、建物の設備に関しても築年数が古くなれば外壁のメンテナンス、配管設備の確認などが必要です。
社宅代行管理業務では予めこのような対策が講じられるように、会社に従って行動するように定めます。また、感染者が出た時も速やかに会社に届け出をすることを定めます。社宅には定期的なメンテナンスが必要ですが、メンテナンスを行っていても修理箇所が発生する可能性があります。例えば水漏れや床のヒビなどです。
このような箇所を予め発見し、修理の必要有無の確認を行い、工事業者の手配も社宅代行の業務の一環です。社宅代行業務では防災訓練を行います。過去の日本において防災訓練の教育がしっかりと行われておらず、それが原因で火災の被害が拡大した例があります。例えば防火訓練では消火器の使い方を学んだり、避難経路のルートの確認などを行います。
入居者とのトラブルを防ぐため、社宅代行業務では社宅管理規程の制定をしてくれます。入居者資格は上記でも述べました。その他にも入居手続きや使用料など様々な取り決めを制定します。また、禁止事項も制定します。例えば施設内の設備を改築したり、模様替えをしないことです。賃貸物件では周知の通り、壁に穴を開けたり、改築すると退去する時に借りた状態に戻さなければなりませんから修繕費が必要です。予めこのような行為をしないように定めます。会社の中にはペットの飼育をして欲しくないところもあり、もし飼育を禁止したいのであれば禁止事項に予め制定をします。多くの社宅で共通する禁止事項としては施設内に危険物を持ち込むことです。危険物とは様々な例が挙げられますが、爆発物などが一例です。
このような制定を細かく社宅代行業務では行い、更にその禁止事項に対して罰則を設けるのが一般的です。社宅で制定されている罰則は一般的に立ち退きなどです。会社だけで管理するのが難しい方は、社宅代行業務を利用してより良い社宅管理をしていくことを目指しましょう。
社宅代行サービスを賢く活用しよう
社宅代行サービスでは、
- 物件選び
- 社宅設備の管理（保守・点検・清掃）
- 入居と退去に関わる手続き
- 業者の手配
- 入居者からの問い合わせや周辺住民からのクレーム対応
- 家賃・更新料・敷金等の入出金管理
などをはじめとした、管理業務の大部分を委託できます。これらの手続きには、不動産の専門知識や交渉ノウハウが必要不可欠。
さらに、日々発生する様々な手続きやトラブルに対処するためには、少なくない労働コストが求められます。
適当な物件を購入し、社有社宅として活用する場合も、借り上げ社宅を利用する場合も、管理業務は業者に代行してもらうのがおすすめです。
ただし、社宅代行サービスはどの会社に頼んでも同じというわけではありません。
会社によって取り扱っている社宅物件の数も違えば、社宅代行専門なのか、それとも賃貸物件の仲介をしているのかも違います。
オプションサービスの充実度にも差があるため、社宅代行サービスを利用する際は、自社に合ったサービスを選ぶことが大切です。
