導入までの流れ
委託先選択からはじまる社宅代行サービス選びを7つの工程に分けて解説。重視すべき3つのポイントも。
導入の流れをチェック！社宅代行サービス活用ガイド
社宅代行サービスを導入の流れは一般的に以下の7工程となります。
- 問い合わせ／社宅代行サービスの業者にコンタクトをとります
- 現状調査／社内での管理業務や物件戸数、異動件数などの現状をヒアリングしてもらって、課題などを整理します
- 企画・見積もりの提案／現状のニーズに合ったプランとその見積もりが提示されます
- サービス申し込み／提案内容に納得したら社宅代行サービスを申し込みます
- 詳細打ち合わせと契約／導入に向けて詳細な打ち合わせを実施、契約を締結します
- 業務スタート／社宅代行サービス会社から物件オーナーや管理会社へ挨拶状が送られるなどして、実業務が開始されます
- 業務スタート後／定期的に打ち合わせをして業務遂行状況をチェックします
社宅代行サービス業者への発注で重視すべきポイント
では実際に社宅代行サービス業者への業務発注で重視すべき点は何か？
それは以下の2つです。
目的を明確にして指標を決めておく
アウトソースする場合、単に業務を丸投げするのはあまり効果的とは言えません。業務軽減やコスト削減など目的を明確にして、その成否を検証するために効果測定の指標を設定しておく必要があります。
業務を外注することで担当者の稼働は減っても、入居する社員の手間が増えたり他部署とのコミュニケーションが悪化しては本末転倒。改善すべき点と何をもって結果を評価するかが明確になれば、アウトソース先に期待するミッションもクリアになります。
アウトソースする業務内容を選別する
業務をアウトソースするには、まずその内容をしっかり把握して選別する必要があります。
例えば以下の3種類の分類です。
- 社内でしかできない業務
- アウトソースすべき業務
- アウトソース先によって合理性を検討すべき業務
社宅管理代行会社からも企画提案があるので、社内での検討内容と合わせて外注する業務範囲をしっかり線引きするといいでしょう。
また、アウトソースする業務については報告プロセスも重要。5W1Hを踏まえて、数値化など目に見える形式でのレポートをもらうようにすれば、効果測定もきちんとできます。
社宅代行サービスの委託先選び
社宅代行サービスの委託先選びでは主に以下の3ポイントを比較検討しましょう。
分析力と提案力がある
自社の現状をリサーチしてより良い改善案を提案してくれる業者なら安心できます。
現状分析の課題抽出では、ムダな工数をかけていないかなどの指摘があります。改善案はアウトソース先の業務フローや運用体制などを見れば、どの部分で改善を図るかがわかると思います。
サービス体制が充実している
社宅管理は業務範囲が広範なので、各ジャンルの専門スタッフがいるか、その管理体制はしっかりしているかをチェックします。
また自社の管理物件数や利用社員数の規模に合ったキャパシティか、過去の実績なども参考に検討するといいでしょう。
業務体制がしっかりしている
社員の個人情報や各種契約事項に関わる業務なので、個人情報保護や守秘義務のガバナンスがしっかりしているアウトソースでなくては、安心して依頼することはできません。