社宅代行のメリット

サポート体制と実績で選ぶおすすめ社宅管理代行会社　早見表

社宅代行とは：サービス概要をチェック

社宅代行とは、社宅管理業務を部分的に外部企業へアウトソースするためのサービスです。
部分的と書きましたが、信頼できる社宅代行サービスなら業務のほとんどを任せることができるので、社内担当者の負荷は大幅に削減できます。
自社の社宅である以上、管理面・手続き面でアウトソースできない業務として残るのは主に以下の9項目。

新規契約時

• 物件の下見
• 社内での稟議申請
• 契約承認

契約更新時

• 社内での稟議申請
• 更新承認

解約時

• 明渡し時の立ち会いと鍵返却
• 社内での稟議申請
• 解約承認

月次

• 承認

導入メリット

日本の企業で社宅といった場合、その多くは転勤借上社宅を意味します。
その管理業務は実に多様で特殊。特に以下の4点は担当者の負荷になりがちな要注意ポイントです。

• 物件所有者は個人のケースが多く契約や交渉、原状回復に専門スキルが必要
• 地域によって商慣行が異なり一元管理が困難
• 敷金や家賃の支払い日など通常取引と異なる出金管理が必要
• 社内の移動に伴って業務が短期に集中しがち

社宅管理は人事・総務部門マターではありますが、入出金管理などもあるため影響範囲は経理・財務部門にも及びます。

これらの業務範囲をイチ会社員がフォローするには無理があり、逆にアウトソースすることで主業務に人材を集約できるというわけです。そこで社宅管理をアウトソースする主なメリットを3点紹介しておきます。

• 社内の人的リソースをムダに稼働をさせない
• 業務管理に集中することで社宅利用者の利便性や満足度が向上
• 専門会社へのアウトソースでトータルなコスト削減を図る

コスト削減できる理由

アウトソースによる社内の業務軽減は容易にイメージできると思います。
では外注コストをかけても社宅管理をコスト削減できるのはナゼか？主に以下の3点でコストダウンできるからです。

• 専門家が交渉することで賃料や原状回復費用などを適正化
• 異なる物件でも一括で損害保険の手続きが可能
• 賃料などの振込手数料を一括化で大幅削減

ただしこれはあくまで総論で、社宅管理代行会社によって対応サービスや手数料の料率などは異なります。

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さらに社宅代行サービスを利用すべき理由を深堀り

社宅代行とは、社宅の周りのことを従来は企業が行ってきた社宅管理業務について代行するアウトソーシングサービスのことを指しています。このサービスが普及し始めたのは、1990年代中盤からであると言われています。バブルが崩壊した1990年代前半、企業の多くが、保有している資産の売却や流動化を求められ、不動産や社宅などについてアウトソーシング業者を利用し始めたのが、1990年代中頃です。

バブルが崩壊するまで、不動産価格が上昇していたため、社宅などの資産を企業が直接管理していても、経済的な効果がありました。しかしながら、不動産価格の下落が始まり、経済の低迷が明らかになったことで、社宅管理を企業の人事部や総務部が行っているメリットが薄れ、専門的な知識とノウハウを持つ外部アウトソーシング会社に委託する方が合理的であるという考えが浸透しました。

従業員が社宅として利用している施設であっても、代行会社が運営をしているところが増えています。仮に社宅の利用率が落ちてきたとしても、代行会社には空いている部屋を外部に貸し出すノウハウがあるため可能となり、物件の収益性を向上させることができます。

社宅代行サービスを利用するメリットはたくさんありますが、代表的なものとして以下のようなものがあります。

ワンストップサービスが可能であること

社宅の管理を企業が行っている場合、空いている部屋を外部に賃貸として貸し出したいと考えたとしても、不動産会社とのやり取りや借主との交渉などで時間を取られるケースが出てきます。社宅管理を行っている代行会社に依頼することによって、これらの煩雑な手続きを行ってくれるため、企業側は一つの窓口ですべての作業を完了することが可能になります。

社宅管理の代行会社を利用することによって人事部や総務部の手間が省略されることになり、企業の経営効率が高まることにつながります。また、借り上げ社宅を使いたいと考えている企業であっても、社宅管理の代行企業を利用することによって、家主などとの交渉を省略することができます。

経費削減につながる

企業内で社宅管理を行う場合、人事部や総務部に必要な人員をさく必要があります。しかし社宅代行サービス業者に依頼することで、それらの人員を営業やほかの収益に貢献する部署に配属することが可能になって、ムダな費用や経費を使う必要がなくなるでしょう。

また、自社内で社宅を維持、管理するために必要であった書類なども、アウトソース会社に委託することによって大幅に減らすことができます。紙の資料をプリントアウトしたり、契約書をバインダーにまとめて格納しておくキャビネットなども減らすことができるようになるため、社内スペースの効率化、コスト削減にもなります。

季節によって変動する業務量に対応可能

銀行や商社など、異動が多い企業などの場合、季節によって社宅を利用する社員が多い時期と少ない時期が発生しがちになります。新入社員が入ってくる4月などは、東京や大阪でトレーニングが集中的に行われるケースが多く、その時期だけ社宅の利用者が増加するということが、よくあります。

短い期間中にさまざまな作業が発生するため、企業内で社宅を持っておくと、そのタイミングだけに人手がさかれることになります。社宅代行サービス会社にアウトソースすることで、季節による業務量について経営者が悩む必要がなくなります。

これらのメリットがあることから、多くの企業が社宅管理を代行サービス会社に依頼しています。社宅は従業員にとってありがたい福利厚生の一部ですが、すべての作業を保有企業が行うことは効率的ではないため、今後もアウトソーシングを行う会社が増えていくものと予想されています。

社宅代行サービスを選ぶメリットのまとめ

社宅代行サービスを利用すれば、

• 物件オーナーとの契約や交渉を一任できる
• 社員の退去に伴って必要になる原状回復の工事をお任せできる
• 異なる地域の社宅を一元管理可能
• 敷金や家賃の支払い日といった出金管理もまとめることができる
• 社宅管理業務に必要な人事のリソースを削減し、コストカットできる

といったメリットを受けることができるでしょう。

社宅の提供と管理は、社員の福利厚生のために行うもの。
直接的に企業の利益につながる業務ではない一方、膨大な管理業務を求められるため、自社内で管理業務を行うと人事や総務といった部署のリソースを大幅に割くことになります。
営業所や支社が複数ある企業の場合、本社で一元管理しようと思えば膨大な人件費が必要です。

かといって、各営業所に社宅管理を任せると、今度は社宅管理規定や運用方針の違いによって、社員から不満が出てしまうでしょう。
そこで、社内の人的リソースを節約し、社宅管理を一括管理できる社宅代行サービスを使えば、コストカットと業務のスリム化を同時に進めることができるのです。

ただし、社宅管理代行会社の提供するサービスや実績は、各社によって異なります。
自社に合った社宅代行サービスを知りたい方は、ぜひこちらのオススメ社宅代行会社を参考にしてください。