社宅管理システムとは
社宅管理システム（社宅代行システム）とは何なのか、その概要について解説しています。
低コストで安全に社宅管理が可能になる
社宅管理システムとは、パソコン上で社宅管理業務を行うために開発されたソフトウェアやサーバーシステムのことを言います。
通常、このような業務支援システムは開発費をかけて自社で構築しますが、その需要の高さから開発会社が商品として販売したり、社宅代行会社が補助ツールとして提供しています。
システムを導入すると、社宅物件検索の他に、契約や入居状況を管理したり、支払調書や銀行振込データ作成など社宅に関連する業務をパソコン上で行えるようになります。
コンピュータシステムといっても、クラウド上で管理するタイプが主流なので、パソコン上にソフトウェアをインストールしたり、社内にサーバーシステムを設置する必要はなく、Webブラウザから簡単に操作できるのが特徴です。
低コストで利用できることと、マイナンバーなどの重要データもセキュリティ体制が整備されているサーバー上で管理できるため、安全性を確保できるのがメリットです。
社宅管理システム3つをご紹介
Google「社宅管理システム」検索結果から、上位3つのシステムを紹介します。（2016年9月時点）
借上くん
| 価格 | 月額利用料200円（税込税抜不明）×管理社宅戸数（初月のみ無料のキャンペーンあり） |
|---|---|
| 販売 | 株式会社宇部情報システム |
| 機能 | 契約管理、入退去、物件管理、支払調書、マイバンバー管理、家賃支払、給与控除（個人負担） お知らせ機能（未処理のタスクや更新一ヵ月前などを通知）、マスタ管理 |
| 特徴 | 様々な業種、有名企業が導入。長年愛用している企業もあり、安心感があります。 |
社宅管理ナビ
| 価格 | 利用料33,000円（税込。東建コーポレーションへ社宅物件紹介の依頼が3件以上 あるいは仲介契約が1件以上の実績がある場合、契約日より1年間無料） |
|---|---|
| 販売 | 東建コーポレーション株式会社 |
| 機能 | Webでの社宅・物件紹介、各種証明書作成、宛名ラベルの作成 |
| 特徴 | 条件によっては1年間無料で使用可能。CSV出力が可能なため、別のシステムでデータを使用した際に大変便利です。SSLを導入しており、セキュリティ面でも安心できます。 |
社宅管理システム
| 価格 | 不明 |
|---|---|
| 販売 | 株式会社グッドライフGPSプロジェクト |
| 機能 | 契約情報登録、アラート機能、データ出力、借上社宅契約書類等の画像保存機能 |
| 特徴 | クラウド方式であるため、ソフトのインストールが不要、環境設定も簡単です。社宅、寮だけではなく、駐車場や店舗、事務所などの契約管理もでき、その情報は社内全体で一元管理できます。 初期導入時には訪問サポート、操作サポートがありますので、安心です。 |
社宅管理システムは万能ではない
社宅管理システムを利用すれば業務進行が楽になることは間違いありませんが、業務のすべてをカバーできるわけではありません。
自社向けにカスタマイズされているわけではないので、必要な機能が搭載されていなかったり、逆に使うことがない余分な機能が備わっていることもあります。
またコンピュータシステムなので、いわゆる人と対面する交渉事を行うことはできません。家賃の減額交渉や退去時に発生する原状回復費の妥当性の判断、入居者からの問い合わせ対応などは、システムで自動化することは困難です。
社宅管理システムの導入により、業務のスピードアップにはつながりますが、あくまで業務を円滑に運用するための補完ツールとしての使用が望まれます。
徹底的に社宅管理業務のコスト削減・効率化を考えるのであれば、やはり社宅代行サービスを活用して、業務に関わる人員や作業工数を減らすことを考えた方がよいでしょう。