業務負担が大幅に減る社宅代行サービス活用術
社宅管理システム（社宅代行システム）とは何なのか、その概要について解説しています。
社宅管理システムとは、パソコン上で社宅管理業務を行うために開発されたソフトウェアやサーバーシステムのことを言います。
通常、このような業務支援システムは開発費をかけて自社で構築しますが、その需要の高さから開発会社が商品として販売したり、社宅代行会社が補助ツールとして提供しています。
システムを導入すると、社宅物件検索の他に、契約や入居状況を管理したり、支払調書や銀行振込データ作成など社宅に関連する業務をパソコン上で行えるようになります。
コンピュータシステムといっても、クラウド上で管理するタイプが主流なので、パソコン上にソフトウェアをインストールしたり、社内にサーバーシステムを設置する必要はなく、Webブラウザから簡単に操作できるのが特徴です。
低コストで利用できることと、マイナンバーなどの重要データもセキュリティ体制が整備されているサーバー上で管理できるため、安全性を確保できるのがメリットです。
画像引用元：借上くん公式HP （https://www.uis-inf.co.jp/kariage/）
| 価格 | 月額利用料200円×管理社宅戸数（初月のみ無料のキャンペーンあり） |
|---|---|
| 販売 | 株式会社宇部情報システム |
| 機能 | 契約管理、入退去、物件管理、支払調書、マイバンバー管理、家賃支払、給与控除（個人負担） お知らせ機能（未処理のタスクや更新一ヵ月前などを通知）、マスタ管理 |
| 特徴 | 様々な業種、有名企業が導入。長年愛用している企業もあり、安心感があります。 |
画像引用元：社宅管理Webシステム 公式HP （https://www.ttfuhan.co.jp/business/shataku/system.html）
| 価格 | 不明 |
|---|---|
| 販売 | 東京建物不動産販売 |
| 機能 | 各種申請、各種承認、進捗確認、契約データ確認 |
| 特徴 | 120年の実績のある東京建物不動産販売。あらゆる不動産を取り扱っており、実績が豊富です。 また、情報管理、セキュリティ管理も徹底しており、信頼度の高さでも評価されています。 |
画像引用元：社宅管理ナビ 公式HP （http://www.token.co.jp/rent/corporate/houjinclub/syatakunavi/）
| 価格 | 利用料30,000円（東建コーポレーションへ社宅物件紹介の依頼が3件以上 あるいは仲介契約が1件以上の実績がある場合、契約日より1年間無料） |
|---|---|
| 販売 | 東建コーポレーション株式会社 |
| 機能 | Webでの社宅・物件紹介、各種証明書作成、宛名ラベルの作成 |
| 特徴 | 条件によっては1年間無料で使用可能。CSV出力が可能なため、別のシステムでデータを使用した際に大変便利です。SSLを導入しており、セキュリティ面でも安心できます。 |
画像引用元：社宅管理システム 公式HP （https://www.good-system.jp/）
| 価格 | 不明 |
|---|---|
| 販売 | 株式会社グッドライフGPSプロジェクト |
| 機能 | 契約情報登録、アラート機能、データ出力、借上社宅契約書類等の画像保存機能 |
| 特徴 | クラウド方式であるため、ソフトのインストールが不要、環境設定も簡単です。社宅、寮だけではなく、駐車場や店舗、事務所などの契約管理もでき、その情報は社内全体で一元管理できます。 初期導入時には訪問サポート、操作サポートがありますので、安心です。 |
社宅管理システムを利用すれば業務進行が楽になることは間違いありませんが、業務のすべてをカバーできるわけではありません。
自社向けにカスタマイズされているわけではないので、必要な機能が搭載されていなかったり、逆に使うことがない余分な機能が備わっていることもあります。
またコンピュータシステムなので、いわゆる人と対面する交渉事を行うことはできません。家賃の減額交渉や退去時に発生する原状回復費の妥当性の判断、入居者からの問い合わせ対応などは、システムで自動化することは困難です。
社宅管理システムの導入により、業務のスピードアップにはつながりますが、あくまで業務を円滑に運用するための補完ツールとしての使用が望まれます。
徹底的に社宅管理業務のコスト削減・効率化を考えるのであれば、やはり社宅代行サービスを活用して、業務に関わる人員や作業工数を減らすことを考えた方がよいでしょう。
| 社宅代行会社 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| 社宅管理 システム |
会社全体で情報が共有しやすく、様々な項目別に一目で把握できる。 費用、労力がかからず、手軽に利用できる。 一旦導入し、操作方法が分かれば誰でも使える。 各種書類、情報の出力が楽になる。 業務の効率化に貢献する。 |
対面ではないため、詳細な意思疎通や家賃の減額交渉などができない。 会社によって向き不向きがある。 あくまで社宅管理業務の補完的な役割である。全てシステムで事足りるわけではない。 使いこなせない場合はリソースの無駄になってしまう。 |
| 東急社宅 マネジメント |
専任チームがあり窓口が一本化されているため、すぐに連絡がつき、業務の効率化に繋がる。 定例ミーティングがあるため、その際に、問題点は話し合われ、解決される。 WEBシステムもあり実質、社宅管理システムと同様の役割が可能。 物件情報が豊富で提供もスムーズ。 様々な相談をプロが答えてくれるので安心。 |
社宅管理システムよりは費用はかかる。 相手との打ち合わせが必要で時間がとられる。 |
社宅管理システムは便利ですし手軽で、上手に利用できれば社宅管理の効率化の大きな助けになります。しかし、あくまで社宅管理業務を保管するためのシステムで、結局はそのシステムを入れさえすれば社宅管理業務が全て済んでしまうわけではありません。
web上で済まない業務が多く、その部分こそ、管理代行会社が最も便利に活用される部分と言えます。管理システムを導入する際は管理代行会社にプラスしてという形になるでしょう。また、東急社宅マネジメントのように、社宅代行管理会社自体に同様のシステムがある場合もあるので、その点は確認すべきです。
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