委託している代行会社に問題があるなら管理会社を変更しよう

管理会社は物件を所有するオーナーが選ぶ時代

物件を維持・管理していくうえで重要な役目を担っているのが管理会社です。実際、借主が入居してから退居するまでに起こる全てのトラブルやクレームの処理をするわけですから業務内容の種類も量も多岐にわたっています。

しかし、「管理会社の担当の対応が遅い、またその対応自体も悪い、地価やマンション自体の価値が下がったのに管理費を下げることができない、など、不満を持つオーナーや管理組合が多いのも現実です。

もし管理会社に不満を抱えている場合は、管理会社の変更を検討してみましょう。

管理会社を変えるメリットとデメリット

管理会社を変える目的は一つ、マンションやアパートを良くするためです。が、変更することによるメリットもデメリットもあります。

メリットとしては、清掃や設備のメンテナンスや修繕費の積み立てなどの管理の質が上がる。管理費の多くを占めていた管理委託費の削減ができるなどがあげられます。

当然ですがデメリットもあります。管理業務の継続性が失われることや、変えることによりどこまで物件のことを把握してくれるのかという心理的な不安などです。

しかしマンションの場合、国土交通省が作成している「マンション標準管理規約」に則って管理規約が作成されるのが常なので、基本的なことは変わりません。

管理会社変更までの流れ

管理会社を変えるときのポイント

管理会社を変えるときには幾つかの注意点があります。

まず、委託料、金額だけで選ばないということです。確かに管理委託料が安いのは魅力なのですが、安い場合は担当者がパートだったり建築に関する知識がないなど、人的・質的に問題がある場合もありますので、しっかり見極めましょう。

また、管理の質を落とす変更をしないことも大切です。委託料は業務内容によって違ってきます。安くなった分、元の管理会社では行っていたことができなくなった、してもらえなくなったのでは本末転倒です。

管理会社の変更は、あくまでマンションやアパートを良くするためのものだということを忘れないようにしましょう。

管理会社変更までの手順

マンションなどの管理会社を変更するためには守らなければならない法律や手順があります。

①現状の問題点の洗い出し

なぜ管理会社を変更したいのか、問題点を洗い出し変更理由を明確にしましょう。

②管理会社を募集と見積の依頼

明確になった問題点を改善してくれる何軒かの管理会社に声をかけ、見積を依頼、募集を行います。

見積作成には現地調査は必須です。現場をどのくらい把握できているのかを知る指針にもなります。

③管理会社の選考

管理会社が現地の調査をし、調査が終わったら管理会社から提案書と見積もりが送られてきます。この提案書と見積もりに沿って管理会社がプレゼンテーションを行い、問題点が改善されるのかを確認しながら選考を行います。

④新管理会社の内定

内定段階で提案された問題点の改善策や業務内容の確定作業を行います。

⑤重要説明会

管理組合主導で管理会社を変更する場合、この段階で住居者への説明会を行います。

⑥解約通知

それまでの管理会社へ解約する旨を通知します。契約書に解約のための事前通知期間が記載されているはずので、その期間を順守して通知します。

⑦引き継ぎ

新旧の管理会社の引き継ぎを行います。マンションやアパートの共通部分の鍵、過去に修繕した履歴に関する書類、管理図面など、管理する上で必要なものをすべて引き継ぎます。

管理会社を変更して良い結果が出た事例を紹介

管理会社を変更するのは労力も時間もかかりますが、目に見える形で結果が出るものです。管理会社を変更したことは成功に繋がった事例を2つご紹介します。

【事例1】管理会社を変えたら内見数が2倍になった

「築28年12戸のマンションを所有しています。マンション購入時に仲介してくれた不動産会社に管理を委託していましたが、徐々に空室が増えてきて、不安になり空室対策セミナーに参加しました。管理会社によって違うことを知り、思い切って変更したところ、月に2～3件だった内見数が5件以上と約2倍に増えました。」

【事例2】3ヶ月埋まらなかった新築アパートが1ヶ月で満室に

「不動産投資を思い立ち全8戸の新築一棟建てのアパートを購入しました。「3ヶ月で満室にできます」という仲介会社の言葉を信じ管理もお任せしたのですが、時期が9月と悪かったこともあって1ヶ月経過しても1戸も埋まらず……。家賃等の条件の変更も申し出たのですが、管理会社からの提案はなく、約束の3ヶ月でも2戸しか埋まっていない状況でした。

このままでは経営が破たんすると危機感を抱き管理会社を変更。3社に見積を依頼し、うち1社が広告やチラシなど私の意向にそっていたので思い切って変更したところ2週間で2戸、変更して1ヶ月目には全戸埋まりました。管理会社によってこんなにも違うのかと感動しました。」