管理戸数の増大による事務対応費を削減するコツ
全国に拠点があるような企業にとって社宅を自社で管理するのは非常に負担が大きいでしょう。最近では社宅代行会社や社宅管理会社が増えました。ここではそんなサービスのポイントについてご証明します。
戸数の多い企業なら社宅代行管理にアウトソースしたほうが得
管理戸数が年々増大するような会社なら、年々その管理が大変になるはずです。社宅を扱う企業では、契約や解約に加え入退去管理など色々な管理を行う必要があります。それだけでなく、借り上げ社宅のケースなど一件ごとに個別の契約を結ぶこととなれば賃貸借契約他に関する知識を欠かすことはできず、人事部がそのような契約ごとすべてを担当することは不可能と言えるでしょう。こうしたニーズから、アウトソーシングすべきと考える企業と、不動産賃貸業・不動産仲介業・専業アウトソーサーなどの新たなサービス展開への考えが一致してこのような社宅代行サービスが確立していきました。
このような社宅代行サービスは借り上げ社宅に限らず社有社宅にも対応しているのが魅力です。また社有社宅の場合は、利用率が落ちてしまった物件や売却を検討した場合、賃貸住宅として転用したい場合も、このような社宅代行サービスが別企業と社宅ニーズのマッチングを設定してくれます。また一般の方に対しても貸し出すことも代行して行ってくれます。また社宅代行サービス会社が行う主なサービスが次のようなものがあります。
- 社有社宅：資産管理・設備管理・入退去管理・賃貸に転用した場合の営業代行、契約業務
- 借り上げ社宅：物件の斡旋、契約・解約管理・入退去管理・支払管理・入金管理
全国に社宅を持つ企業にとって社宅代行会社を利用するメリット
全国に社宅があるような企業が社宅代行会社を利用する際のメリットは、以下のような点にあるでしょう。それぞれを見ていきましょう。
(1)全国一律で同じクオリティの社宅斡旋が可能になる
地方に支店を持つような企業の社宅管理を行うと、業務の質にバラつきが出ることがあります。その点では社宅代行会社を利用すると全国で均質な対応も可能となり、社宅斡旋に対する社員の満足度も向上します。転勤に伴って住む場所にバラつきが出ることは社員の不満に直結します。
(2)社内での管理業務も効率化できる
本社と全国の視点で同じワークフローを共有できるのも大きなメリットになります。そして必要書類や手続きがしっかりフォーマット化されているので社宅を利用する社員も管理する部署の社員も必要な事務手続きが軽減されます。FAQとして知識も蓄積するので、トラブルを回避したり、何か起こった時の問題対応に迅速に対応できるようになったりします。
(3)信費や手数料などのコストを軽減する
書類のやりとりにかかる通信費、賃料など振り込みにかかる手数料などは管理する社宅が多ければ多いほど無視できないコストになります。塵も積もればという言葉通りで、このようなコストは物件ごとに変わりますが、社宅代行会社なら一括対応なので事務手数料が大幅にカットできます。また個人宅を借り上げる場合など、それぞれに対応した事務が必要になるため業務量が膨大になります。これらを個別で対応しているとパンクしてしまうので、企業側における窓口を一か所にしぼり対応が可能という点も社宅代行サービスの魅力です。
(4)人事部がコア業務に専念できる
人事部が社宅を管理していた会社なら、外部委託すれば相当な量の業務を削減できます。その結果今まで仮に人事部（総務部の場合もあり）が外部委託することで、従業員が専門の業務に集中することができます。外部に委託すれば、社宅の満足度チェックや問題への対応も徹底して代行してくれるので安心です。
(5)季節ごとに変化する業務量に対応できる
異動者が多くでる時期に社宅の需要が増えるため、短い期間に多くの社宅の対応を迫られることがあります。そんな時、期日までに確実に終わらないといけない事務があれば、担当部署の社員への負担も増大します。こういった季節によって変化する業務の量に合わせて柔軟に対応できるという点が、社宅代行サービスにおけるメリットです。