社宅担当者が急に退職してしまった
社宅担当者が急に退職して社宅代行を利用したケースや、社宅担当者の一般的な業務とよくある悩みについて紹介しています。
社宅担当者が退職してしまった事例
これまで社宅業務を担当していた社員が突然退職することに…。新たに社宅業務を担うことになった後任者は、社宅に関連した業務に携わった経験すらない状態でした。しかし、業務は属人化されている状態で、さらに繁忙期が目前に迫っている時期。このような状態を解消できる方法を模索した結果、社宅代行会社に相談することを決意しました。
社宅代行を導入した結果
社宅担当者が急に退職して困っていた時、インターネットで見つけた社宅代行会社に相談。社宅代行会社から変更すべき点のアドバイスをもらったほか、業務フロー・ルールなどの再構築をしてもらい、すぐに委託契約を交わしたそうです。
社宅代行を導入した結果、社宅業務の安定化や、品質の向上に成功したそうです。社宅代行会社がスピーディに対応チームを設置してくれたことから、繁忙期も無事に乗り越えられたとのこと。賃貸契約書も社宅代行会社に確認してもらっているそうです。
この事例では、他の社員が社宅業務を担えるようになったなど、社宅業務における脱属人化も実現しています。属人化が解消されることで、業務の引き継ぎも容易になるでしょう。
社宅担当者が行う業務について
社宅担当者は、日頃からさまざまな業務を行っています。業務量が多い分、属人化が起こりやすいので注意が必要です。
新規契約に関する業務
社宅を新規契約するにあたって、担当者は物件の手配と契約手続きを行う必要があります。物件の手配は、不動産会社に物件を紹介してもらい、賃料など契約条件のチェックを行います。もし社宅に適した物件があった場合、契約手続きへと移ります。
契約手続きの段階では、従業員に入居申請書を提出してもらい、担当者が確認・承認する作業があります。その後不動産会社と契約を交わし、契約書を回収して敷金・礼金などを支払います。そして従業員と入居日を話し合い、引っ越し業者に引っ越しを手配します。
社宅の契約更新時に必要な業務
社宅の契約更新時は、担当者が更新条件をチェック・承認し、更新に関する手続きを行います。更新が必要になった時は、まず更新後の賃料の変化などを確認・精査します。条件に問題がなければ承認し、不動産会社と物件の契約更新手続きを行います。
契約更新手続きでは、火災保険の見直しが必要になる場合もあります。手続きが完了したら、期日までに更新料などの諸費用を支払い、更新に関連する書類の回収と保存を行います。
社宅の退去時に必要な業務
従業員が社宅から退去する際も、さまざまな業務が発生します。まず従業員から退去申請を受け取ったら、不動産会社に解約通知を提出します。解約通知は、契約内容に沿って行う必要があります。
解約を通知したら、退去時の立会の日程調整や、原状回復の有無と費用の精査を行います。そして賃料や敷金を精算し、場合によっては従業員から修繕費などを徴収します。
精算が完了したら、解約に関する書類を作成し、不動産会社に提出します。なお、解約完了後も書類は破棄せず、適切な方法で保管しなくてはいけません。
月次で必要となる業務
社宅担当者は、月次で賃料の支払いと従業員の給与控除をする必要があります。賃料を支払う際は、金額が間違っていないか入念に確認し、問題がなければ振込先など送金データを作成します。送金データを作成したら経理部門または担当者に伝え、期日までに処理してもらう必要があります。
一方、社宅に入居している従業員から賃料を徴収しなくてはいけません。給与から控除する形で、経理に処理してもらうように伝えます。ただし、処理を依頼する前に賃料の負担額の確認や、適性かどうか精算する作業が発生します。
年次で必要となる業務
年次においては、支払調書に関する業務が必要になります。支払調書は、1月1日〜12月31日までに支出した費用をもとに作成します。主に社宅の賃料や、不動産会社に支払った仲介手数料や敷金・礼金などに支払調書が必要です。
また、作成した支払調書は管轄の税務署に提出しなくてはいけません。提出は期限が定められているため、速やかに支払調書を作成・提出できるよう業務を進めることが求められます。
社宅担当者の業務でよくある悩み
こなす業務が多岐にわたる社宅担当者。人によっては、以下のような悩みを抱えるケースもあります。
不動産会社とのやりとり
異動などで社宅が必要になった場合、社宅担当者は不動産会社とやり取りし、適した物件を紹介してもらう必要があります。物件を探す際は、ポータルサイトを利用するパターンが多いですが、物件を一つ一つチェックし、不動産会社に問い合わせる作業は意外と大変です。
ポータルサイトなどで物件を見つけた場合、社宅担当者は賃料や立地をチェックし、社内規定と照らし合わせる作業を行います。社内規定に沿っていたら不動産会社に連絡し、契約交渉を進めます。ただ、物件によって管理する不動産会社は異なります。複数の不動産会社とやり取りした場合、業務が煩雑になってしまいます。こうした複雑な業務で悩む社宅担当者も少なくないでしょう。
物件の多さや少なさ
物件の多さ・少なさに悩む社宅担当者もいます。物件の候補が多いと精査に時間がかかるうえ、不動産会社とのやり取りも複雑になります。一方、物件が少ないと候補が見つからず、見つかるまでポータルサイトを探し回る羽目になることもあります。
入居日に関するトラブル
交渉や手続きなどに時間がかかった結果、希望の入居日に間に合わないと悩んでしまうケースもあります。人事異動が多い2〜3月は、不動産会社にとって忙しい時期です。新生活を始める学生・新社会人も増えるため、物件探しから契約まで、通常よりも多くの時間を必要とします。社宅の候補を見つけても、すでに部屋が埋まっていたり、不動産会社から連絡が来ず契約が進まなかったりすることも珍しくありません。
物件を契約した後は、業者に引っ越しを手配する必要があります。しかし、引っ越し業者も繁忙期ですので、希望日に対応してもらえるとは限りません。その結果、入居日が当初の予定から遅れ、人事異動に影響することもあります。異動対象の従業員にも迷惑をかけてしまうでしょう。
社内稟議の問題
社宅担当者は、社内稟議に振り回される場合もあります。社宅の契約書を作成したら、社内稟議に回すことになります。ところが、担当者が他の業務に追われていると、中々稟議が通らないこともあります。稟議が通らないと契約が遅れ、入居スケジュールに影響が及ぶ可能性も否定できません。
社宅担当業務が属人化されている場合の対応
社宅は業務が複雑で属人化しやすいですが、もし属人化している場合は解消に取り組みましょう。まずは業務フローを可視化し、ボトルネックを探すことが大切です。業務が煩雑化している部分や、分散できる業務などを見つけ、改善に努めましょう。
また、社宅業務のマニュアルを作成するのもおすすめです。マニュアルがあれば、複数の従業員で社宅業務を担当できるようになります。ただし、マニュアル作成後も定期的に業務をチェックし、改善に取り組むことが重要です。
それでも社宅担当者が急に退職するなどして、属人化の解消が難しい時は、社宅代行会社に相談してみましょう。業務を委託することで属人化が解消され、工数削減に繋がる可能性があります。
