社宅管理の関係書類の保存

社宅管理を正しく行うためには、関係書類の保存が必要不可欠です。最近では電子データでの書類保存も認められていますが、一定の要件を満たさなければなりません。ここでは社宅管理における関係書類の保存について解説します。

社宅管理の関係書類の保存期間

社宅管理の関係書類は、該当する年度の確定申告提出期限翌日から7年間は保存しなければなりません（※）。法人が借り上げ社宅を利用する場合、確定申告にてその取引を報告しているはずです。法人での取引記録は7年間の保存が義務付けられているので、社宅管理の関係書類についてもその定めに準じます。

※参照元：国税庁公式サイト（https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm）

社宅管理の関係書類の電子保存

以前の社宅管理では、紙媒体の関係書類を保存するのが一般的でした。しかし現在では社会のデジタル化が進んだため、2021年5月9日に公布された「デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律」によって、賃貸借契約においても電子契約・電子書面の提供ができるようになりました（※1）。

もし借り上げ社宅を電子契約して、電子書面が発行された場合でも、紙媒体の書類と同様に保存しなければなりません。電子保存を行う場合は一定の条件を満たす必要があるため、借り上げ社宅を電子契約する際には、事前に条件を満たせるよう体制を整えておくことが必要となります（※2）。

※1参照元：国土交通省公式サイト（https://www.mlit.go.jp/report/press/tochi_fudousan_kensetsugyo16_hh_000001_00036.html）

※2参照元：[PDF]国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf）

電子契約や電子保存の注意点

発行形態により適切な方法で保存すること

借り上げ社宅の関係書類を電子保存する場合、書類の発行形態により適切な方法で保存されなければなりません。たとえば電子契約において電子書類が発行された場合は、そのまま電子データとして保存してください。しかし紙媒体の契約書を電子保存する場合は、スキャンしてファイルへと変換する必要があります。

その際には「改正電子帳簿保存法」により、保存のための要件が定められています。たとえばスキャナでデータを取得する場合は、改ざんを防ぐためにタイムスタンプを付与すること、検索機能を付与することなどが条件です。ただしクラウドサービス利用であればタイムスタンプは不要なので、保存形式に従って正しく保存するようにしてください。

電子取引における基本要件

電子取引における基本要件は、借り上げ社宅の書類を電子データとして保存する場合にも該当します。要件には「真実性の要件」と「可視性の要件」の2つがあり、それぞれについて適した措置が求められます。

真実性の要件

真実性の要件においては、タイムスタンプが付与された後に取引情報のやり取りを行うか、もしくは取引情報のやり取りの後すぐにタイムスタンプを付与するかどちらかの措置が求められています。もしくは訂正・削除を確認できるか、実施できないシステムにて電子データを保存することも可能です。

可視性の要件

可視性の要件では借り上げ社宅契約に関する書類を、わかりやすく保存することが要件として求められています。たとえばプリンタやディスプレイ、操作マニュアルによってすぐに出力できるようにすること、検索機能を確保することなどです。提出を求められたときに、すぐに提出できる状態になっていれば問題ないはずです。