異動時期を除く平常月のコストを抑えたい
新規借り上げや解約時の業務内容の説明と、社宅代行会社によって課題が解決した事例などを紹介します。
平常月で考える社宅代行会社にアウトソースすべき業務
社宅管理業務が多忙になるのは異動時期で間違いないのですが、社宅代行会社との付き合い方という点から見た場合、繁忙期よりも平常時を基準に考えるべきです。
なぜなら、異動時期は件数こそ多くても1件ごとのスキームは基本的に同じ。専門スキルが必要な業務や改善すべき工程などは1件あたりの業務フローをしっかり検証すれば浮き彫りになってきます。
そこで課題解決のためにプロの社宅代行会社にアウトソースすべき業務部分を依頼すれば、業務効率もコスト効率も向上すると思います。
社宅管理の日常的な業務内容とは
社宅管理業務として日常的に行っている業務をジャンル別に列記すると、主に以下のようになります。
- 新規契約時／物件紹介、契約手続き、契約金の立て替え支払い、契約書押印、書類原本の管理
- 更新時／更新するしないの確認、更新契約手続き、更新料などの立て替え支払い、契約書押印、書類原本の管理
- 解約時／解約通告、退去時の立ち会い、補修費の内容確認や交渉
- 入居中／物件単位のデータ管理、賃料の支払いデータ作成、社宅使用料計算、社宅居住期間の管理
このように管理業務が多岐にわたっているため、平常月の業務こそ改善ポイントを洗い出す材料になるわけです。
平常月のコスト削減を実現｜社宅代行会社活用事例
1.大手製造業の社宅代行会社活用事例
社員の異動は90％以上が3月に集中しているため、この時期だけ極端に業務が集中して他の月はあまり稼働がない状況でした。
そこで社宅代行会社との契約では月額の固定費を安くして、契約や解約の手続きベースでの従量課金システムを採用。結果的に年間コストは抑えられ、異動時期はアウトソース先の専門スタッフが迅速な対応をしました。
2.通信システム会社の社宅代行会社活用事例
物件は関東エリアに集まっていて、異動が多くないため契約・解約よりも更新に関わる業務がメインでした。
時期による業務の増減が少ないこともあり、月額固定費コースで社宅代行会社を利用。適正価格でアウトソースして社内では管理に徹しています。
3.大手金融機関の社宅代行会社活用事例
社宅管理は本社で一元管理してきたものの、新規契約と解約に関連する業務がオーバーフローしていた状況。
担当部署の負荷はもとより、入居・転居する社員にも迷惑がかかる事態となり、社宅代行会社へアウトソースしました。
社宅管理はその企業によって業務内容も異なります。
まるごとアウトソースすることもできますが、費用対効果を考慮すれば業務の一部だけアウトソースするケースが多いでしょう。