業務負担が大幅に減る社宅代行サービス活用術
社宅代行と転貸の違いをまとめました。メリットや比較した結果も合わせて紹介しています。
社宅代行サービスとは、社宅の管理を代行するサービスのこと。家賃の支払いや部屋探しの契約代行などを行っています。
一方、転貸とは又貸しのこと。借りた物件を別の人に貸し出す方法で、一般的な居住用賃貸契約ではほとんど禁止されています。
社宅代行は企業と家主の契約、物件の管理などの実務を代行するサービス。しかし最近は社宅代行サービス業者が社宅を借上げて企業に転貸する「転貸システム」を取り入れている会社もあります。契約者が社宅代行サービス会社に敷金を預託済みのため、敷金の負担や残高管理がいらないのが特徴です。
敷金が回収できないといったトラブルのリスクが減り、借主が1社にまとめられます。そのため窓口を一本化でき、管理側の負担を軽減することが可能となっています。
転貸形式で社宅代行サービスを行うメリットは、窓口の一本化や会計の負担軽減、解約精算時のチェックの手間を省けることなどが挙げられます。
社宅代行サービス業者が借主となっているため、敷金の預け入れも必要なく、費用負担や残額計算などの手間も不要。
賃貸借契約上のトラブルは全て代行業者が対応します。賃貸借契約書も電子データで企業に送付するので、業者と企業で認識の違いが出ることはありません。
支払い調書の作成が必要なくなるため、業務の効率化につながります。
代行と転貸、委託形式としてどちらが得なのかというと、実はそこまで違いません。
目的によって選ぶのが良いでしょう。企業価値を求めるなら転貸、実利を得るなら代行をおすすめします。
実務は形式が違ってもそこまで差はありません。転貸形式は企業や業者に都合の良い条件で契約することが可能。また借主の一本化により契約リスクや解約時のリスクが回避でき、結果的に安定性を向上させて企業価値を高めることができます。
代行業務はシンプルに契約に関わる企業の事務を代行するだけなので、委託コストが安く済むのが特徴です。最近では解約や保険など一部手続きのみ代行する業者もおり、コストや目的によってさまざまなサービスを選べるように。そのため業界のニーズは高く、メリットも多いといえるでしょう。
「捺印代行」と「代理捺印」にはどちらにも「捺印」という言葉が使われています。しかしこの2つは別物です。
それぞれ細かい部分を見ると、捺印代行は捺印そのものを代行してもらうことです。
不動産の賃借契約時、契約用の印鑑を代行業者に預けて捺印してもらうことを差します。法律的にも問題ありませんが、業者が悪質であった場合、印鑑を悪用されたりや紛失されたりといったリスクがあります。
信頼できる相手に依頼するのはもちろんですが、信頼できる相手ではあっても「もしも」の時のことを考え、損害賠償を始めとする契約事項を取り決めておくことが大切です。
一方の代理捺印は代行サービス業者が代理人となって捺印するもの。
捺印に使われる印鑑は依頼者のものではなく、サービス事業者のものになります。捺印代行と比べると一見リスクは少ないように思えるのですが、実は落とし穴が。商法では、商行為に関して委任状を作成する必要も、委任状を見せる必要もないとされています。そのため、意図していないところでぎょうｓ捺印されてしまうリスクがあります。
こちらもまた、回避するのであれば損害賠償等を取り決めておくことが大切。
分かりやすく言えば、捺印代行は印鑑そのものを預けることで、代理捺印は代理人として捺印してもらうものです。
一見似ているもので、それぞれにリスクがある点も同様。捺印代理・代理捺印のどちらを利用するにしても、きっちりリスクを知った上で依頼すべきだと言えます。
どちらを利用する場合でも「信用できる業者を見つけること」「万が一のために損害賠償等の取り決めを文書化しておくこと」が大切です。
委託した業者との契約が口約束だけの場合、「言った言わない」の水掛け論になってしまいます。
これでは仮に本当に言葉で取り決めていたとしても証拠がありませんので、問題解決は困難です。話してみて感じの良い業者だったとしても、印象に流されずに、きちんと取り決めを文書化しておきましょう。
取り決め文書化の提案自体が、悪質な業者を遠ざけることにつながります。
捺印代行と代理捺印。
「社宅代行」という観点から考えるとどちらの方が良いのでしょうか。
この2つは社宅代行においては優劣が付けがたく、特徴の違いになります。社宅代行業者によってどちらに対応しているのか異なるので、どちらが良いのかよりも、「どちらが信頼できる業者なのか」という点が大切です。
基本的に社宅代行業者は代理人ではありません。
あくまでも「社宅に関しての業務を代行してくれる業者」であって、代理人として会社の都合の良いように動いてくれるかというと、それはまた違います。
もちろん社宅に関して様々な手助けをしてくれるのは事実ですが、あくまでも「社外のサービス」です。
捺印代行で印鑑を預けるのは、いかのその社宅代行会社が信頼できる業者ではあってもリスキー。何が起きるかわかりません。
悪意が無かったとしても印鑑を紛失してしまい、悪意のある人間が紛失した印鑑を見つけて悪だくみを…という可能性も考えられます。
では代理捺印ならいいのかというとそうもいきません。代理捺印でも意図していない契約を結ばれてしまうリスクがあります。捺印代行・代理捺印のどちらを利用するにしても、文書等でルール・制度化してくれるのかがとても大切。
どちらのサービスであっても、勝手に印鑑を悪用されてしまったり、あるいは契約を結ばれて従業員が社宅から出ていかなければならなくなってしまうリスクはあるのです。その場合、金銭的なダメージよりも、大切な従業員を失いかねない点に注目すべきでしょう。
金銭では買えられない大きな損失を負うことにもなりかねないだけに、捺印代行であれ代理捺印であれ、それらを勝手に使わないというルールをしっかりと整備して、利用者に提示してくれている業者こそ、「信頼できる業者」だと考えることができます。
言葉だけで「大丈夫」だと言われても、鵜呑みにしてはいけないのです。
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