任せられない業務
社宅代行業者にもお任せできない業務があります。税務関係の相談・法定調書といった法的な問題や、個人情報などは事業者が対応できません。
この記事では、社宅代行サービスで依頼できないことについて解説します。
社宅代行サービスで依頼できないこと
依頼できない手続き関係の業務
企業を通さない手続き
例えば、従業員が引っ越しを予定している場合、職場を通さずに管理会社の判断で手続きを行うことはできません。とくに借り上げ社宅の場合、法人名義となることからも職場を通さない手続きは行いません。
無断で支払費用の承認や送金を行う
許可を得ずに社宅代行業者が送金や承認を出すことはできません。大きなトラブルに発展する可能性があるためです。送金を代行する場合には、必ず承認を求めます。
許可なく特記事項をつける(削除する)
借り上げ社宅は、企業の規定に基づいて運営しているため、契約内容を勝手に変更することは認められていません。手続き関係において、あらかじめ企業に話を通していることが大前提です。社宅の権利を所有しているのは企業になるため、承認を得られなければ手続きに進むことはありません。
依頼できない入居者関係の業務
費用を立て替える
初期費用や退去時の清算に関する費用は、想定よりも高額となるケースがあります。スピーディーに手続きを進めたい場合でも、代行会社が費用を貸すことはできません。企業の判断によっては、従業員側で支払いが難しい際、一旦企業側で立て替えを行い、後ほど本人へ請求する、という形式をとる場合もあります。
同意を得ない情報共有
社宅の手続きは、引越し業者や管理会社などさまざまな事業者が関わることになります。それぞれの業者から、入居者と直接連絡を取りたいという希望があっても、個人情報保護の観点から、本人の許可がなければ連絡先を教えることはできません。
しかし「管理会社や立ち合い業者は入居者の連絡先の共有可」「直接連絡を取ること可」などの規定がある場合には、その規定に従うことができます。
隣人トラブルの謝罪同行など
代行会社は、企業が所有もしくは賃借している社宅の管理業務を代行するサービスを提供しており、基本的に隣人トラブルの対応は行っていません。例えば、騒音などのトラブルがあった際、隣人に話を聞きに行く、謝罪に同行する、といった対応はしていません。
トラブル発生時には、管理会社との間に入り詳細を確認し、解決するためにどのように動けば良いかアドバイスを行います。
法に関係する業務
法定調書の作成
法定調書は、所得税法、相続税法、租税特別措置法などの規定により、税務署への提出が義務づけられている資料で、多くの種類があります。法定調書の作成は税関係の業務になり、代行を依頼することができないため、注意が必要です。
代行業者が対応できるのは、賃料送金の情報共有などです。
税金関係の相談や書類作成
こうした業務は、税理士の独占業務となっているため、代行業者に行うことはできません。代行会社が対応できるのは、相談内容をヒアリングし、関係機関を紹介することです。
税金関係でお困りの場合には税理士に相談しましょう。
社宅代行業者へ依頼できること・できないことを把握しよう
社宅代行業者は、貸主と連絡をとる・契約書類の保管・管理契約の条件交渉などの業務を依頼できます。しかし、企業を通さない手続きや、費用の立て替えを行うことは依頼できません。また、法的な書類作成や個人情報保護の観点から代行会社では対応できない業務もあるため注意が必要です。
代行業者へ依頼を検討する場合は、できること・できないことを知り、なにを依頼したいかを洗い出しましょう。
当サイトでは、社宅代行サービスに任せられる業務や導入までの流れを詳しく紹介しています。依頼を検討されている方は、以下もあわせてチェックしてください。
