社宅代行会社へのネガティブな声が出る原因とは？
企業が従業員の福利厚生として導入している制度のひとつに「社宅制度」があります。社宅制度を採用している企業の場合、異動や新入社員を迎える時期は、社宅担当者は社宅関連の手続きのために非常に多忙になります。
企業の社宅業務を委託できる社宅代行サービスは、多忙な担当者のサポートを行ってくれるといえますが、中には「社宅代行業者に委託しても業務の削減はできない」「対応が面倒」といった声もあります。
そこでこちらの記事では、なぜ上記のようにネガティブな声が出てしまうのかといった理由に加えて、社宅代行会社の選び方まで解説していきます。
社宅代行会社に対するネガティブな声
業務削減に繋がらない
業務を委託するひとつの目的は「業務の削減を行う」ためですが、社宅代行を委託したものの対応できる業務の範囲が狭く、結果としてほとんど業務削減に繋がらなかったというケースがあります。
社宅に関連する業務は非常に幅広く、「新規契約」「更新・解約業務」「名義変更手続き」「入居期限の通知業務」「送金業務」「各種書類のチェックや受け取り、郵送」「建物の整備や修繕」「トラブル対応」など、さまざまです。数多くある業務の中でどこまで対応が可能かは委託会社によって異なるため、委託したかった業務に対応していない代行会社と契約してしまうこともあります。
社宅に関する相談ができない
事務全般の代行は行ってくれるものの、マニュアル的な業務しか対応してもらえないといったケースもあります。この場合には、例えば社宅制度に関する相談をしたい場合や、要望がある場合には対応してもらえず、不満につながります。社宅に関してあまり知識がないために社宅代行を委託する場合、専門的な知見からアドバイスが欲しい場面が出てくることがあります。そこでアドバイスがもらえないと、担当者が自力で対応せざるを得ず、「何のために委託しているのか」と不満を感じるケースがあります。
スピードが遅い
社宅代行に限らず、仕事においては「スピード感」が求められます。いくら仕事が丁寧でも、時間をかけすぎると処理が追いつかなくなります。例えば連絡のためにメールを送っても返信があるのは数日後、他のメールに埋もれて気づいてもらえないケースが多い、といった状況になると、社宅の運営に支障が出てくるおそれがあります。
上記のほかにもなかなか担当者と連絡が取れない、電話が通じない、折り返しをお願いしても電話がないといった場合も、代行会社に対する不満が積み重なっていきます。
サポートが不十分
通常業務は対応してもらえるものの、新しいサービスや業務に関する改善案の提案などを行ってくれない場合にも不満を感じることがあります。社宅代行の委託は、短期間で契約を変更すると業務に支障が出る可能性があるため、長期間契約となることが一般的です。
そのため、契約が短期で終了する可能性が低い状況では、アフターフォローに力を入れない業者もいるといわれています。このような場合には、「もっと手厚いサポートが欲しい」といった不満が生じるでしょう。
社宅代行会社を見極めるポイント
実績
受託企業数や受託管理戸数など、その代行会社の実績を確認することが大切です。これまでに実績を積み重ねてきている会社の場合、ノウハウも豊富です。このノウハウと経験をもとにして、それぞれの顧客に合ったサービスを提供してくれる、トラブルが発生したとしても対応してもらえるといった点が期待できます。
ただし実績が豊富に見えたとしても、実務は外部の業者に委託しているケースもある点には注意が必要です。
サポート範囲
社宅代行会社のサポート範囲を事前に確認することは重要です。対応可能な範囲を把握することで、自社のニーズに合っているかを判断できます。
例えば、入居後のトラブルや設備の故障に迅速に対応してくれる代行会社であれば、入居者の満足度が向上し、自社の担当者の負担も軽減されます。また、代行会社によっては、担当者が顧客企業を訪問して状況を報告したり、サービス内容の改善提案を行ったりするところもあります。
評判
代行会社の評判も確認しておきたいところです。ただし、社宅代行会社に対する口コミや評判は見つけにくいという点があります。このような場合には、代行会社が行っている他の事業についての評判を調べてみるのもひとつの方法です。他の事業で評判が良い、しっかりとしたサービスを提供していることがわかれば、社宅代行事業に関しても真摯な対応が期待できます。
ポイントを押さえた社宅代行会社選びが大切
社宅代行会社に委託をしたものの、実際のところ自社の業務削減には繋がらないケースや、対応スピードが遅い、サポートが不十分といった場合には、代行会社に対してネガティブな印象を持ってしまいます。このような状況を防ぐためには、あらかじめポイントを押さえた代行会社選びを行うことが大切です。
下記のページでは、社宅代行会社の選び方について詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
