社宅管理に含まれる個人情報と取り扱い方
社宅蛇行システムの社宅管理では、入居者の個人情報を取り扱います。取り扱い方を間違えれば大きなトラブルへと発展しかねないため、このページでは社宅管理において取得する個人情報と、その取り扱い方について解説します。
社宅管理に含まれる個人情報とは？
個人情報データベース
社宅管理をはじめ、個人情報保護法に含まれる個人情報として、「個人情報データベース」があります。個人情報データベースとは、個人を検索するために体系化されたデータベースのことで、コンピュータにより個人を検索できるようにされた名簿のなどのことです。
入居者の個人データ
社宅管理に含まれる個人情報には、入居者の個人データが含まれています。たとえば氏名・電話番号・メールアドレス・役職、マイナンバー、振込先口座の情報などです。これらの項目は個人情報データベースに含まれる項目です。
保有個人データ
保有個人データとは、本人からの請求により開示・訂正・削除される権限があるデータのことです。
個人情報の取り扱い方
適切な管理・監督にて厳重に保護する
社宅代行システムの社宅管理における個人情報は、個人情報保護法により厳重に管理されることが基本です。個人データの保管・管理をするためにはカギのかかる場所を用意したり、パソコンのファイルにパスワードを設定したり、セキュリティ対策ソフトにて漏洩を予防したりします。
またセキュリティ監督を行い、個人データが安全に管理されるよう対策を練ることも必要です。
個人情報が漏洩した場合は本人への通知を行う
社宅代行システムでの社宅管理において、万が一個人情報漏洩があった場合は、個人情報保護委員会への報告とともに本人への通知も必要となります。
第三者への個人データ提供は本人の同意の上で
社宅管理において個人データを第三者に提供する必要がある場合は、警察や裁判所、個人の心身・財産の保護のために個人データが必要な場合であれば、本人の許可を得なくても提供できます。しかし基本的には本人の同意を得たときのみ提供が可能です。
開示請求には速やかに対応すること
保有個人データにおいて本人からの開示請求や苦情があった場合は、速やかに対応しなければなりません。個人情報取り扱い業者はそのために、名称や住所、連絡先、保有個人データの利用目的などを公表する必要があります。
信頼できる社宅管理代行業者に委託しよう
社宅管理では個人情報を適切に管理しなければならないため、信頼できる社宅管理代行業者に委託することが大切です。下記のページでは社宅管理代行会社を受託企業数・受託管理軒数とともに紹介しているので、セキュリティ体制が万全な業者を探すための参考としてぜひお使いください。